F1Finanzen und VerwaltungLieferantenrechnung prüfen
Lieferantenrechnung prüfen, bevor Sie sie buchen oder zahlen
Eine Rechnung ist da — die SdI-XML, das PDF eines ausländischen Lieferanten, Papier. Vor dem Buchen oder Zahlen sagt Ihnen der Agent, ob die Zahlen stimmen, was auffällt und was Sie tun müssen: Quellensteuer, zu integrierende USt, Stempelsteuer.
Das Problem
Eine Rechnung mit einer anderen IBAN als sonst, ausländische MwSt. zur Selbstberechnung, eine Quellensteuer, die per F24 abzuführen ist: Das gehört vor die Überweisung, nicht danach. Jede Rechnung Zeile für Zeile von Hand zu prüfen kostet Zeit, die die Verwaltung nicht hat.
Für wen, und wann
- Für wen
- Wer in einem Betrieb mit 5–50 Personen die Verwaltung macht und Lieferantenrechnungen bucht, und der Mitarbeiter der Kanzlei, der sie für Mandanten prüft.
- Wann
- Jedes Mal, wenn eine Rechnung kommt — über das SdI, als PDF eines ausländischen Lieferanten oder auf Papier — bevor sie gebucht und bevor sie bezahlt wird.
Was Sie geben, was Sie bekommen
Sie geben ihm
Das XML aus dem SdI (auch signiert als .p7m), das PDF eines ausländischen Lieferanten oder das Foto einer Papierrechnung, und das Eingangsdatum.
Sie erhalten
Oben das Urteil — in Ordnung, zu prüfen oder nicht zu buchen — mit dem Hinweis, der zählt; dann was bis wann zu zahlen ist, die abzuführende Quellensteuer, die nachzuerfassende MwSt mit TD-Typ und Frist, die Stempelsteuer, die Daten zur Buchung.
So funktioniert es, in drei Schritten
- Rechnung hochladen: XML, PDF oder Foto
- Oben Urteil und Hinweis lesen
- Buchen, oder den Hinweis an den Zahlenden weitergeben
Von selbst, in einem Ablauf. Verbinden Sie es mit einem Webhook: eine Rechnung in Ordnung geht in die Fälligkeitsliste; mit nachzuerfassender MwSt (TD16–TD19) bittet es Sie, Bemessungsgrundlage, MwSt und Frist zu bestätigen; ist etwas zu prüfen, schreibt es Ihnen zuerst, was.
Die Regeln, die er anwendet
In den Worten des Agenten: was er prüft und was er nie tut.
- SdI-XML (auch signiert), ausländische PDFs, Papierrechnungen
- Was zu tun ist: F24-Quellensteuer, USt-Integration, Stempel
- Meldet eine zweite IBAN, ein Skonto, eine ausländische USt
- Jede Summe wird aus den Positionen neu berechnet und mit der gedruckten verglichen; was sich nicht lesen lässt, bleibt leer und wird in den Notizen genannt, nie erfunden.
Ein echtes Beispiel
Ein Fall aus dem Demo-Katalog, mit anonymisierten Dokumenten.
Die Rechnung mit einer IBAN zu viel
Über das SdI kommt die Rechnung für den Schaltschrank QS-2: 3.207,60 € zahlbar in 60 Tagen, Stempelsteuer inklusive. Im Text kündigt der Lieferant eine neue IBAN an, aber die Zahlungsdaten tragen noch die alte.
Das aufgezeichnete Ergebnis
Rechnung gelesen: vor dem Zahlen prüfen.
Echtzeit 1 Min. 1 s17 Credits
Das aufgezeichnete Beispiel ansehen →Den ganzen Fall lesen →
Häufige Fragen
Was passiert, wenn die Rechnung eine andere IBAN enthält?
Der Agent meldet sie unter den Warnungen, wie ein Skonto oder ausländische MwSt.: Das gehört zu den Prüfungen jeder Rechnung. Die Zahlung bleibt bei Ihnen — die Plattform bewegt nie Geld.
Was kostet es, und wie lange dauert es?
Meist 19–40 Credits pro Rechnung (≈ 0.78–1.65 €) und 2–4 Minuten. Das hängt vom Dokument ab: viele Zeilen, ein mehrseitiges PDF oder ein Foto kosten mehr als ein kurzes XML. Das aufgezeichnete Beispiel kostete 27 Credits in etwa 2 Minuten.
Kann er allein arbeiten, in einem Ablauf?
Verbinden Sie es mit einem Webhook: eine Rechnung in Ordnung geht in die Fälligkeitsliste; mit nachzuerfassender MwSt (TD16–TD19) bittet es Sie, Bemessungsgrundlage, MwSt und Frist zu bestätigen; ist etwas zu prüfen, schreibt es Ihnen zuerst, was.
Wer prüft, was der Agent getan hat?
Das tun Sie — und es dauert eine Minute, nicht einen Nachmittag. Jeder Lauf ist eine Spur: die Live-Zeitleiste, jeder Werkzeugaufruf, jedes gelesene Dokument, die Kosten pro Schritt, die Konfidenz und die Quellen. Aktionen, die das Haus verlassen, warten auf Ihre Freigabe. Die Plattform versendet nie, fasst nie einen Live-Shop an, bewegt nie Geld.
Wo liegen meine Daten, und wie halten Sie es mit der DSGVO?
Ihre Daten werden in der EU gespeichert, auf einem Server in Deutschland. Die EU/US-Datenregion-Einstellung begrenzt, mit welchen Modellen sich ein Agent speichern lässt, nicht, wo Ihre Daten gespeichert werden. Ein Modus ohne Speicherung und ein lokaler Runner auf Ihrem eigenen Rechner stehen bereit. Ihr Tarif legt fest, wie viele Tage Ihre Daten aufbewahrt werden — Sie können das ändern —, und danach werden sie automatisch gelöscht. Die Ergebnisse jedes Laufs laden Sie herunter, Dateien, Agenten und Verbindungen löschen Sie in der Konsole; ein Inhaber löscht den ganzen Workspace und jede Person ihr eigenes Konto in den Einstellungen. Die Seite „Ihre Daten“ nennt die Dienste, die Ihre Daten verarbeiten.
Verwandte Agenten
- F2Bankabgleich und offene PostenSagt, wer wirklich bezahlt hat und was wirklich offen ist — aus Kontoauszug und offenen Posten der Buchhaltung.
- F3Überfällige Forderungen und MahnungenSagt, wer wirklich in Verzug ist — ohne das, was die Bank als bezahlt zeigt — und entwirft jedem Kunden den richtigen Brief mit den Verzugszinsen auf den Tag.
- F4Monatsbericht und LiquiditätsvorschauDer Monat auf einer Seite — Umsatz, Eingänge, Überfälliges, Kasse, die Mehrwertsteuer zum 16. — und die Woche, in der das Konto ins Minus geht, aus den Dateien, die das Unternehmen schon hat.
Mit eigenen Dokumenten ausprobieren
Die Demo zeigt die aufgezeichneten Fälle ohne Konto; mit Ihrem eigenen Arbeitsbereich nutzen Sie ihn mit Ihren Dateien.