T1TelefonSekretariat mit Terminkalender
Ein Telefonsekretariat, das antwortet, Termine bucht und Nachrichten aufnimmt
Nimmt jeden Anruf an, bucht die richtige Leistung im richtigen Kalender oder nimmt eine genaue Nachricht auf.
Das Problem
Wenn Sie auf der Baustelle, im Gericht oder beim Mittagessen sind, klingelt das Telefon trotzdem. Ein verpasster Anruf kann ein Kunde, ein Termin oder eine Nachricht zu einer Rechnung sein, die niemand aufgenommen hat.
Für wen, und wann
- Für wen
- Das Sekretariat oder der Inhaber einer Anwalts- oder Steuerkanzlei, eines Elektrobetriebs, eines Handwerksbetriebs: alle, die mehr Anrufe bekommen, als sie annehmen können.
- Wann
- Den ganzen Tag: in den Fristwochen, wenn der Inhaber bei Gericht oder auf der Baustelle ist, nach Feierabend und samstags.
Was Sie geben, was Sie bekommen
Sie geben ihm
Die Telefonnummer (eine neue oder Ihre weitergeleitete), Ihre Öffnungszeiten, die Leistungen mit ihrer Dauer und dem Kalender der Person, die sie erbringt, die Antworten auf häufige Fragen.
Sie erhalten
Für jeden Anruf ein Eintrag, der mit dem Ergebnis beginnt — dem gebuchten Termin oder der Nachricht für die Person, die zurückrufen muss — mit Transkript und dem Termin im richtigen Kalender.
So funktioniert es, in drei Schritten
- Stimme, Begrüssung und Öffnungszeiten wählen
- Terminbuchung einschalten und die Leistungen mit Dauer und Kalender eintragen
- Nummer verbinden und die Anrufeinträge lesen
Von selbst, in einem Ablauf. Sie nimmt jeden Anruf auf der verbundenen Nummer selbst an; jeder Eintrag landet im Anrufprotokoll und der Termin im Kalender der Leistung.
Die Regeln, die er anwendet
In den Worten des Agenten: was er prüft und was er nie tut.
- Bucht jede Leistung mit ihrer Dauer im Kalender der richtigen Person
- Nimmt die Nachricht so auf wie Sie: wer, was, wann zurückrufen, die Referenz
- Erfindet nie einen Preis, ein Datum oder eine Antwort, die Sie nicht vorgegeben haben
- Alles, was das Haus verlässt — eine Buchung, eine Nachricht — wartet auf Ihre Freigabe, sofern Sie diese Entscheidung nicht ausdrücklich abgeben.
Ein echtes Beispiel
Ein Fall aus dem Demo-Katalog, mit anonymisierten Dokumenten.
Das Büro hat Mittagspause, und jemand ruft wegen einer Rechnung an
Um halb zwei ist in der Buchhaltung niemand, und die Kundin ruft an, die in der Rechnung einen anderen Betrag gefunden hat als in der Bestellung. Die Assistenz kann die Rechnung nicht öffnen, aber Nummer, Rückruf und Anlass aufnehmen, sodass um zwei alles bereits notiert vorliegt.
Ergebnis wird aufgezeichnet
Häufige Fragen
Kann er am Telefon einen Preis oder ein Datum erfinden?
Nein: Er erfindet nie einen Preis, ein Datum oder eine Antwort, die Sie ihm nicht gegeben haben. Er nimmt die Nachricht auf wie Sie — wer, was, wann zurückrufen — und bucht jede Leistung mit ihrer Dauer im Kalender der richtigen Person.
Was kostet es, und wie lange dauert es?
Schätzung: 0,30–0,40 € für Sprache und Netz bei einem Anruf von 2–3 Minuten, plus der Eintrag (etwa 4–7 Credits, ≈ 0,17–0,29 €, überwiegend die abschliessende Prüfung); die Messung folgt mit den ersten echten Anrufen.
Kann er allein arbeiten, in einem Ablauf?
Sie nimmt jeden Anruf auf der verbundenen Nummer selbst an; jeder Eintrag landet im Anrufprotokoll und der Termin im Kalender der Leistung.
Wer prüft, was der Agent getan hat?
Das tun Sie — und es dauert eine Minute, nicht einen Nachmittag. Jeder Lauf ist eine Spur: die Live-Zeitleiste, jeder Werkzeugaufruf, jedes gelesene Dokument, die Kosten pro Schritt, die Konfidenz und die Quellen. Aktionen, die das Haus verlassen, warten auf Ihre Freigabe. Die Plattform versendet nie, fasst nie einen Live-Shop an, bewegt nie Geld.
Wo liegen meine Daten, und wie halten Sie es mit der DSGVO?
Ihre Daten werden in der EU gespeichert, auf einem Server in Deutschland. Die EU/US-Datenregion-Einstellung begrenzt, mit welchen Modellen sich ein Agent speichern lässt, nicht, wo Ihre Daten gespeichert werden. Ein Modus ohne Speicherung und ein lokaler Runner auf Ihrem eigenen Rechner stehen bereit. Ihr Tarif legt fest, wie viele Tage Ihre Daten aufbewahrt werden — Sie können das ändern —, und danach werden sie automatisch gelöscht. Die Ergebnisse jedes Laufs laden Sie herunter, Dateien, Agenten und Verbindungen löschen Sie in der Konsole; ein Inhaber löscht den ganzen Workspace und jede Person ihr eigenes Konto in den Einstellungen. Die Seite „Ihre Daten“ nennt die Dienste, die Ihre Daten verarbeiten.
Verwandte Agenten
- T2Ausgehende Anrufe: Bestätigungen und ErinnerungenRuft Ihre Bestandskunden an, um einen Termin zu bestätigen oder zu verschieben oder die fällige Leistung zu buchen.
- E1Einarbeitungs-Tutor für neue MitarbeiterDer neue Mitarbeiter fragt, was zu tun ist — ein Lkw ohne Lieferschein, das Mittagessen mit einem Kunden auf der Firmenkarte — und bekommt eine kurze Antwort aus Ihren eigenen Abläufen, mit dem Zitat und seiner Seite, oder den Namen der Person, die er fragen kann. Dieselben Fragen landen nicht mehr bei Ihnen.
Mit eigenen Dokumenten ausprobieren
Die Demo zeigt die aufgezeichneten Fälle ohne Konto; mit Ihrem eigenen Arbeitsbereich nutzen Sie ihn mit Ihren Dateien.