F3Finanzen und VerwaltungÜberfällige Forderungen und Mahnungen
Mahnungen: wer wirklich im Verzug ist, und der richtige Brief
Sagt, wer wirklich in Verzug ist — ohne das, was die Bank als bezahlt zeigt — und entwirft jedem Kunden den richtigen Brief mit den Verzugszinsen auf den Tag.
Das Problem
Einen Kunden zu mahnen, der schon bezahlt hat, ist ein Fehler, den man nur mit Blick auf die Bank vermeidet. Vor den Briefen muss man wissen, wer wirklich im Verzug ist, wo jede Mahnung steht und wie hoch die Verzugszinsen pro Tag sind.
Für wen, und wann
- Für wen
- Wer die Verwaltung eines Betriebs mit 5–50 Personen führt, und die Kanzlei, die für ihre Mandanten die Zahlungen nachverfolgt.
- Wann
- Jede Woche am Freitag, mit den offenen Posten und den letzten Tagen des Kontoauszugs; am Monatsende, bevor du Kontokorrentzinsen für Geld zahlst, das dir deine Kunden schulden.
Was Sie geben, was Sie bekommen
Sie geben ihm
Die offenen Posten der Buchhaltung (CSV oder Excel) oder die Rechnungs-XMLs, die letzten Tage des Kontoauszugs (CSV, Excel oder camt.053), die bisherigen Mahnungen und die Kundenstammdaten mit E-Mail und PEC — auch zusammen in einem ZIP.
Sie erhalten
Die erste Zeile mit den schon Bezahlten, den Erinnerungen, den Inverzugsetzungen und dem Anwalt; die Überfälligkeit nach Alter; je Kunde der richtige Brief mit den Zinsen auf den Tag (.eml-Entwürfe, DOCX, PDF); die Liste für den Anwalt; zwei CSV, eine davon nächste Woche wieder hochladen.
So funktioniert es, in drei Schritten
- Lade die offenen Posten und den Kontoauszug hoch, mit dem Mahnprotokoll, falls vorhanden
- Lies, wen du nicht mahnen sollst, und die vorgeschlagenen Briefe
- Gib frei und versende die Entwürfe von deiner PEC und deiner E-Mail
Von selbst, in einem Ablauf. Verbinde ihn mit dem Ablauf «Solleciti della settimana»: Jede Woche lädst du die Dateien hoch, bekommst die Briefe zur Freigabe mit einem einzigen Ok und danach die versandfertigen Entwürfe; die Mahn-CSV hebt jeden Kunden beim nächsten Mal eine Stufe höher.
Die Regeln, die er anwendet
In den Worten des Agenten: was er prüft und was er nie tut.
- Mahnt nie, was die Bank als bezahlt zeigt
- Verzugszinsen auf den Tag, Halbjahr für Halbjahr
- Briefe als Entwürfe hinter einer Freigabe — nie versandt
- Nur lesen und vorschlagen. Der Agent bewegt niemals Geld.
Ein echtes Beispiel
Ein Fall aus dem Demo-Katalog, mit anonymisierten Dokumenten.
Freitag: zwölf Kunden im Verzug, drei haben schon bezahlt
Am Freitag, dem 25. September, packt die Verwaltung von Acme Impianti die üblichen Dateien in ein ZIP: die offenen Posten der Kunden aus der Buchhaltung (16 überfällige Rechnungen von 12 Kunden, 61.400 €), die Umsatzliste des Online-Bankings der letzten zwei Wochen, das Mahnprotokoll mit den Ergebnissen und die Kundenstammdaten mit E-Mail und PEC. Die Buchhaltung weiß nicht, dass drei Kunden schon per Überweisung ohne Rechnungsnummer bezahlt haben — Costruzioni Bianchi zwei Rechnungen auf einmal —, dass Zanetti und Market Borgo Panigale auf die zweite Mahnung von Anfang September nicht reagiert haben und dass Ediltecnica Cavazza die Inverzugsetzung vom August hat verstreichen lassen.
Das aufgezeichnete Ergebnis
12 clienti, 61.400,00 €: 3 già pagati (non sollecitare), 6 promemoria cortesi, 2 messe in mora (interessi 1.213,25 €), 1 al legale
Echtzeit 43 s13 Credits
Das aufgezeichnete Beispiel ansehen →Den ganzen Fall lesen →
Häufige Fragen
Gehen die Mahnbriefe von selbst hinaus?
Nein: Es sind Entwürfe — E-Mail oder PEC — hinter einem einzigen OK, nie vom Agenten versandt. Er mahnt nie jemanden, bei dem die Bank eine Zahlung zeigt, und berechnet Verzugszinsen pro Tag, Halbjahr für Halbjahr.
Was kostet es, und wie lange dauert es?
Meist 9–19 Credits pro Woche (≈ 0,37–0,78 €) und bis zu 2 Minuten. Das hängt von der Fälligkeitsliste ab: mehr Kunden und mehr Notizen kosten mehr; Zuordnung, Mahnstufen, Zinsen und Briefe macht der Code. Das aufgezeichnete Beispiel kostete 13 Credits in 43 Sekunden.
Kann er allein arbeiten, in einem Ablauf?
Verbinde ihn mit dem Ablauf «Solleciti della settimana»: Jede Woche lädst du die Dateien hoch, bekommst die Briefe zur Freigabe mit einem einzigen Ok und danach die versandfertigen Entwürfe; die Mahn-CSV hebt jeden Kunden beim nächsten Mal eine Stufe höher.
Wer prüft, was der Agent getan hat?
Das tun Sie — und es dauert eine Minute, nicht einen Nachmittag. Jeder Lauf ist eine Spur: die Live-Zeitleiste, jeder Werkzeugaufruf, jedes gelesene Dokument, die Kosten pro Schritt, die Konfidenz und die Quellen. Aktionen, die das Haus verlassen, warten auf Ihre Freigabe. Die Plattform versendet nie, fasst nie einen Live-Shop an, bewegt nie Geld.
Wo liegen meine Daten, und wie halten Sie es mit der DSGVO?
Ihre Daten werden in der EU gespeichert, auf einem Server in Deutschland. Die EU/US-Datenregion-Einstellung begrenzt, mit welchen Modellen sich ein Agent speichern lässt, nicht, wo Ihre Daten gespeichert werden. Ein Modus ohne Speicherung und ein lokaler Runner auf Ihrem eigenen Rechner stehen bereit. Ihr Tarif legt fest, wie viele Tage Ihre Daten aufbewahrt werden — Sie können das ändern —, und danach werden sie automatisch gelöscht. Die Ergebnisse jedes Laufs laden Sie herunter, Dateien, Agenten und Verbindungen löschen Sie in der Konsole; ein Inhaber löscht den ganzen Workspace und jede Person ihr eigenes Konto in den Einstellungen. Die Seite „Ihre Daten“ nennt die Dienste, die Ihre Daten verarbeiten.
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