F6Finanzen und VerwaltungSpesenabrechnung: von den Belegen zur geprüften Abrechnung
Von den Belegen zur geprüften Spesenabrechnung
Vom Belegumschlag einer Reise oder eines Monats zur geprüften Spesenabrechnung: Doppel einmal gezählt, Barzahlungen in Italien nach der Regel von 2025 versteuert, Höchstbeträge und ACI-Kilometer angewandt.
Das Problem
Zwanzig Belege in einer Datei fotografiert, manche doppelt, einer verblasst; Höchstbeträge anzuwenden, Kilometer zu erstatten, Bargeld nach der Regel 2025 zu behandeln. Jede Spesenabrechnung muss vor der Erstattung geprüft werden.
Für wen, und wann
- Für wen
- Die Verwaltung eines Betriebs mit 5–50 Mitarbeitern, deren Techniker oder Vertreter unterwegs sind, der Inhaber, der selbst reist, das Lohnbüro, das Erstattungen in die Lohnabrechnung bringt.
- Wann
- Vor dem Lohnabschluss: jeden Monat mit den Spesenabrechnungen der Mitarbeiter und nach jeder Dienstreise mit dem Belegumschlag.
Was Sie geben, was Sie bekommen
Sie geben ihm
Fotos der Belege einer Reise oder eines Monats oder ein einziger Scan; die Spesenabrechnung des Mitarbeiters, falls vorhanden (PDF, Foto oder Excel). Optional: die Kilometer und der ACI-Satz des Autos, die Höchstbeträge, die Endziffern der Firmenkarten.
Sie erhalten
Zuerst der Erstattungsbetrag und wie er in die Lohnabrechnung geht (steuerfrei, steuerpflichtig, zu prüfen), dann jede Kürzung mit Grund, die Kilometer, das Register mit einer Zeile pro Beleg; zwei CSV: das Register für die Buchhaltung und die Zeilen für die Lohnabrechnung.
So funktioniert es, in drei Schritten
- Den Belegumschlag hochladen und, falls vorhanden, die Abrechnung des Mitarbeiters.
- Oben die Erstattung, die versteuerten Ausgaben und die Kürzungen lesen, jede mit ihrer Regel.
- Die CSV für die Lohnabrechnung an das Lohnbüro schicken und das Register in die Buchhaltung importieren.
Von selbst, in einem Ablauf. Mit der Erfassungs-App oder einem Webhook verbinden: Die Mitarbeiter laden die Belege vom Handy hoch; ohne Doppel, Barzahlung in Italien oder Kürzung kommen Abrechnung und CSV per E-Mail, sonst geht sie zur Freigabe an die Verwaltung.
Die Regeln, die er anwendet
In den Worten des Agenten: was er prüft und was er nie tut.
- Ein zweimal fotografierter Beleg zählt einmal
- Barzahlungen in Italien versteuert, wie es die Regel von 2025 verlangt
- Höchstbeträge, ACI-Kilometer und Abrechnung Zeile für Zeile geprüft
- Jede Summe wird aus den Positionen neu berechnet und mit der gedruckten verglichen; was sich nicht lesen lässt, bleibt leer und wird in den Notizen genannt, nie erfunden.
Ein echtes Beispiel
Ein Fall aus dem Demo-Katalog, mit anonymisierten Dokumenten.
Der Umschlag der Dienstreise: zwölf Seiten, zehn Belege
Montagmorgen, vor dem Lohnabschluss: Luca Bertolini, Techniker eines Elektroinstallationsbetriebs in Bologna, gibt den Umschlag mit den Belegen der Stuttgart-Reise ab (3.–5. Juni, mit dem Flugzeug und einem Kollegen, für eine Inbetriebnahme), und das Büro scannt ihn in einem Durchgang. Zwölf Seiten in zwei Sprachen: Frühstück und ein Kaffee an der Flughafenbar, das Taxi zum Flughafen mit handschriftlicher Quittung, das Mittagessen des ersten Tages zweimal fotografiert, Material von der Profi-Theke und ein Schutzschalter, der am nächsten Tag zurückgegeben wurde, das Hotel, die Abendessen. Drei Barzahlungen in Italien: Seit 2025 wird diese Erstattung in der Lohnabrechnung versteuert.
Das aufgezeichnete Ergebnis
Da rimborsare 539,82 € · 10 scontrini (non 12: pag. 4 è pag. 2, pag. 7 è il reso di pag. 5) · 564,80 € · 39,30 € in contanti in Italia: rimborso tassato
Echtzeit 1 Min. 18 s13 Credits
Das aufgezeichnete Beispiel ansehen →Den ganzen Fall lesen →
Häufige Fragen
Wie behandelt er bar bezahlte Ausgaben?
In Italien bar Ausgegebenes wird über die Lohnabrechnung versteuert, wie die Regel 2025 es verlangt, und die Abrechnung sagt, warum. Höchstbeträge, ACI-Kilometer und die Abrechnung des Mitarbeiters werden Zeile für Zeile geprüft; derselbe Beleg zweimal fotografiert zählt einmal.
Was kostet es, und wie lange dauert es?
Meist 9–20 Credits für einen Umschlag mit Belegen (≈ 0,37–0,83 €) und bis zu 2 Minuten. Das hängt vom Umschlag ab: mehr Belege und verblasste Fotos kosten mehr. Das aufgezeichnete Beispiel kostete 13 Credits in 78 Sekunden.
Kann er allein arbeiten, in einem Ablauf?
Mit der Erfassungs-App oder einem Webhook verbinden: Die Mitarbeiter laden die Belege vom Handy hoch; ohne Doppel, Barzahlung in Italien oder Kürzung kommen Abrechnung und CSV per E-Mail, sonst geht sie zur Freigabe an die Verwaltung.
Wer prüft, was der Agent getan hat?
Das tun Sie — und es dauert eine Minute, nicht einen Nachmittag. Jeder Lauf ist eine Spur: die Live-Zeitleiste, jeder Werkzeugaufruf, jedes gelesene Dokument, die Kosten pro Schritt, die Konfidenz und die Quellen. Aktionen, die das Haus verlassen, warten auf Ihre Freigabe. Die Plattform versendet nie, fasst nie einen Live-Shop an, bewegt nie Geld.
Wo liegen meine Daten, und wie halten Sie es mit der DSGVO?
Ihre Daten werden in der EU gespeichert, auf einem Server in Deutschland. Die EU/US-Datenregion-Einstellung begrenzt, mit welchen Modellen sich ein Agent speichern lässt, nicht, wo Ihre Daten gespeichert werden. Ein Modus ohne Speicherung und ein lokaler Runner auf Ihrem eigenen Rechner stehen bereit. Ihr Tarif legt fest, wie viele Tage Ihre Daten aufbewahrt werden — Sie können das ändern —, und danach werden sie automatisch gelöscht. Die Ergebnisse jedes Laufs laden Sie herunter, Dateien, Agenten und Verbindungen löschen Sie in der Konsole; ein Inhaber löscht den ganzen Workspace und jede Person ihr eigenes Konto in den Einstellungen. Die Seite „Ihre Daten“ nennt die Dienste, die Ihre Daten verarbeiten.
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