F2Finanzen und VerwaltungBankabgleich und offene Posten
Bankabgleich: wer wirklich bezahlt hat, was wirklich offen ist
Sagt, wer wirklich bezahlt hat und was wirklich offen ist — aus Kontoauszug und offenen Posten der Buchhaltung.
Das Problem
Der Kontoauszug sagt, was hereinkam; Ihre Software, was offen ist. Dazwischen liegen Sammelüberweisungen, RiBa-Sammler und Teilzahlungen, und der echte Saldo eines Kunden ist erst bekannt, wenn sie einzeln zugeordnet sind.
Für wen, und wann
- Für wen
- Wer in einem Betrieb mit 5–50 Personen die Verwaltung macht, und der Mitarbeiter der Kanzlei, der für vierzig Mandanten die Bank abstimmt.
- Wann
- Zum Monats- oder Quartalsende, vor den Mahnungen und bevor die Kanzlei den Zeitraum abschließt; jeden Monat von selbst, mit dem Ablauf.
Was Sie geben, was Sie bekommen
Sie geben ihm
Den Kontoauszug der Bank (CSV, Excel oder camt.053) und die offenen Posten der Buchhaltung (CSV oder Excel) oder die Rechnungs-XML aus dem Steuerportal, auch zusammen in einem ZIP.
Sie erhalten
Die erste Zeile mit eingegangen, teilweise und wirklich überfällig; das Überfällige je Kunde mit den Verzugstagen; die Bewegungen ohne Beleg; jede Zuordnung mit Nachweis; die Primanota mit ABI-Kausalen; drei CSV-Dateien für Buchhaltung und Kanzlei.
So funktioniert es, in drei Schritten
- Kontoauszug und offene Posten hochladen
- Das wirklich Offene und die Bewegungen ohne Beleg lesen
- Die CSV-Dateien herunterladen oder an die Kanzlei senden
Von selbst, in einem Ablauf. Mit dem Ablauf verbinden: Sie legen die Dateien des Monats ab, die Kanzlei erhält den Abgleich mit den CSV-Dateien; übersteigt das Überfällige Ihre Schwelle, fragt er vorher.
Die Regeln, die er anwendet
In den Worten des Agenten: was er prüft und was er nie tut.
- Löst Sammelüberweisungen und RiBa-Sammler auf
- Jede Zuordnung mit Nachweis, jede Summe per Code
- Primanota mit ABI-Kausalen, CSV für die Kanzlei
- Nur lesen und vorschlagen. Der Agent bewegt niemals Geld.
Ein echtes Beispiel
Ein Fall aus dem Demo-Katalog, mit anonymisierten Dokumenten.
Das Quartal: Kontoauszug und offene Posten
Ende März schickt Acme Impianti dem Steuerbüro die üblichen zwei Dateien in einem ZIP: die Umsatzliste des Kontos aus dem Online-Banking (94 Buchungen) und die offenen Posten der Debitoren aus der Buchhaltung als Excel (61 offene Rechnungen). Darin steckt die eigentliche Arbeit eines Abschlusses: Überweisungen über mehrere Rechnungen — eine mit falscher Nummer —, zwei RiBa-Einreichungen und ein zurückgekommener Wechsel, Anzahlungen und Raten, Kunden, die ohne Rechnungsnummer zahlen, und sieben Buchungen, die kein Beleg erklärt.
Das aufgezeichnete Ergebnis
94 movimenti, 61 fatture: 44 incassate (11 in 4 bonifici cumulativi, 20 in 2 distinte RiBa), 4 parziali, 5 davvero scoperte (18.400,00 €, di cui 1 insoluta), 8 non ancora scadute, 7 movimenti senza documento
Echtzeit 3 Min. 8 s13 Credits
Das aufgezeichnete Beispiel ansehen →Den ganzen Fall lesen →
Häufige Fragen
Kann er Zahlungen ausführen oder das Konto ändern?
Nein: nur lesen und vorschlagen, der Agent bewegt nie Geld. Jede Zuordnung hat ihren Nachweis, jede Summe berechnet der Code, und das Journal kommt mit ABI-Buchungsschlüsseln und CSVs für die Kanzlei.
Was kostet es, und wie lange dauert es?
Meist 10–21 Credits für ein Quartal an Umsätzen (≈ 0,41–0,87 €) und 2–5 Minuten. Das hängt von den Auszügen ab: mehr Umsätze und mehr Belege kosten mehr; Abgleich und Summen macht der Code. Das aufgezeichnete Beispiel kostete 13 Credits in etwa 3 Minuten.
Kann er allein arbeiten, in einem Ablauf?
Mit dem Ablauf verbinden: Sie legen die Dateien des Monats ab, die Kanzlei erhält den Abgleich mit den CSV-Dateien; übersteigt das Überfällige Ihre Schwelle, fragt er vorher.
Wer prüft, was der Agent getan hat?
Das tun Sie — und es dauert eine Minute, nicht einen Nachmittag. Jeder Lauf ist eine Spur: die Live-Zeitleiste, jeder Werkzeugaufruf, jedes gelesene Dokument, die Kosten pro Schritt, die Konfidenz und die Quellen. Aktionen, die das Haus verlassen, warten auf Ihre Freigabe. Die Plattform versendet nie, fasst nie einen Live-Shop an, bewegt nie Geld.
Wo liegen meine Daten, und wie halten Sie es mit der DSGVO?
Ihre Daten werden in der EU gespeichert, auf einem Server in Deutschland. Die EU/US-Datenregion-Einstellung begrenzt, mit welchen Modellen sich ein Agent speichern lässt, nicht, wo Ihre Daten gespeichert werden. Ein Modus ohne Speicherung und ein lokaler Runner auf Ihrem eigenen Rechner stehen bereit. Ihr Tarif legt fest, wie viele Tage Ihre Daten aufbewahrt werden — Sie können das ändern —, und danach werden sie automatisch gelöscht. Die Ergebnisse jedes Laufs laden Sie herunter, Dateien, Agenten und Verbindungen löschen Sie in der Konsole; ein Inhaber löscht den ganzen Workspace und jede Person ihr eigenes Konto in den Einstellungen. Die Seite „Ihre Daten“ nennt die Dienste, die Ihre Daten verarbeiten.
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Die Demo zeigt die aufgezeichneten Fälle ohne Konto; mit Ihrem eigenen Arbeitsbereich nutzen Sie ihn mit Ihren Dateien.