T2TelefonAusgehende Anrufe: Bestätigungen und Erinnerungen
Ausgehende Anrufe, um Termine zu bestätigen und Kunden zu erinnern
Ruft Ihre Bestandskunden an, um einen Termin zu bestätigen oder zu verschieben oder die fällige Leistung zu buchen.
Das Problem
Die Termine von morgen zu bestätigen und Kunden mit fälliger Leistung anzurufen heißt Stunden am Telefon, meist um «passt» zu hören — und ein geplatzter Termin fällt erst vor der Tür auf.
Für wen, und wann
- Für wen
- Das Büro eines Elektrobetriebs, einer Werkstatt oder einer Praxis mit Terminbetrieb, mit einer Liste von Kunden, die bestätigt oder erinnert werden sollen.
- Wann
- Jeden Nachmittag für die Termine des nächsten Tages; jeden Monat für fällige Leistungen wie die jährliche Wartung.
Was Sie geben, was Sie bekommen
Sie geben ihm
Für jeden Anruf den Kunden, die Nummer und die Referenz (Termin oder Vertrag); für Erinnerungen die fällige Leistung und den Kalender mit den Leistungen.
Sie erhalten
Für jeden Anruf das Ergebnis in einem Wort — bestätigt, zu verschieben, gebucht, nicht erreicht, Widerspruch — den Eintrag mit Transkript und Verschiebungen oder neue Termine im Kalender.
So funktioniert es, in drei Schritten
- Begrüßung schreiben und für Erinnerungen die Leistungen im Kalender eintragen
- Den Anruf beim Kunden freigeben
- Ergebnis lesen und erledigen, was für eine Person bleibt
Von selbst, in einem Ablauf. Heute wird jeder Anruf einzeln freigegeben; die Liste als Stapel, mit Zeitfenster, Wiederholungen und einer einzigen Freigabe, ist der nächste Schritt.
Die Regeln, die er anwendet
In den Worten des Agenten: was er prüft und was er nie tut.
- Nur bestehende Kunden: Bestätigungen und Erinnerungen, nie Kaltakquise
- Verschiebt oder bucht den Termin während des Anrufs, bei eingeschalteter Terminbuchung
- Jeder ausgehende Anruf braucht Ihre Freigabe
- Alles, was das Haus verlässt — eine Buchung, eine Nachricht — wartet auf Ihre Freigabe, sofern Sie diese Entscheidung nicht ausdrücklich abgeben.
Ein echtes Beispiel
Ein Fall aus dem Demo-Katalog, mit anonymisierten Dokumenten.
Die Begehung am Donnerstag ist bestätigt
Am Tag vor jeder Begehung muss jemand den Kunden anrufen, um zu erfahren, ob der Termin hält — zwanzig gleiche Telefonate. Dieses hält: Die Kundin ist da, die Uhrzeit passt, und für niemanden bleibt etwas zu tun.
Ergebnis wird aufgezeichnet
Häufige Fragen
Ruft er auch Leute an, die nicht meine Kunden sind?
Nein: nur Kunden, die Sie schon haben, für Bestätigungen und Erinnerungen — nie Kaltakquise. Jeder ausgehende Anruf braucht Ihre Freigabe; heute wird jeder einzeln freigegeben.
Was kostet es, und wie lange dauert es?
Schätzung: 0,20–0,40 € für Sprache und Netz bei einem Anruf von 1–2 Minuten, plus der Eintrag (etwa 4–7 Credits, ≈ 0,17–0,29 €, überwiegend die abschließende Prüfung); die Messung folgt mit den ersten echten Anrufen.
Kann er allein arbeiten, in einem Ablauf?
Heute wird jeder Anruf einzeln freigegeben; die Liste als Stapel, mit Zeitfenster, Wiederholungen und einer einzigen Freigabe, ist der nächste Schritt.
Wer prüft, was der Agent getan hat?
Das tun Sie — und es dauert eine Minute, nicht einen Nachmittag. Jeder Lauf ist eine Spur: die Live-Zeitleiste, jeder Werkzeugaufruf, jedes gelesene Dokument, die Kosten pro Schritt, die Konfidenz und die Quellen. Aktionen, die das Haus verlassen, warten auf Ihre Freigabe. Die Plattform versendet nie, fasst nie einen Live-Shop an, bewegt nie Geld.
Wo liegen meine Daten, und wie halten Sie es mit der DSGVO?
Ihre Daten werden in der EU gespeichert, auf einem Server in Deutschland. Die EU/US-Datenregion-Einstellung begrenzt, mit welchen Modellen sich ein Agent speichern lässt, nicht, wo Ihre Daten gespeichert werden. Ein Modus ohne Speicherung und ein lokaler Runner auf Ihrem eigenen Rechner stehen bereit. Ihr Tarif legt fest, wie viele Tage Ihre Daten aufbewahrt werden — Sie können das ändern —, und danach werden sie automatisch gelöscht. Die Ergebnisse jedes Laufs laden Sie herunter, Dateien, Agenten und Verbindungen löschen Sie in der Konsole; ein Inhaber löscht den ganzen Workspace und jede Person ihr eigenes Konto in den Einstellungen. Die Seite „Ihre Daten“ nennt die Dienste, die Ihre Daten verarbeiten.
Verwandte Agenten
- T1Sekretariat mit TerminkalenderNimmt jeden Anruf an, bucht die richtige Leistung im richtigen Kalender oder nimmt eine genaue Nachricht auf.
- I5Prüfkalender AnlagenLiest die Tabelle der Anlagen Ihrer Kunden und sagt Ihnen, welche Prüfungen nach DPR 462 überfällig sind und was der Kunde riskiert, welche in 60 Tagen fällig werden und welche Kunden Sie im nächsten Monat für Ihre Besuche anrufen — jedes Datum mit Quelle berechnet.
Mit eigenen Dokumenten ausprobieren
Die Demo zeigt die aufgezeichneten Fälle ohne Konto; mit Ihrem eigenen Arbeitsbereich nutzen Sie ihn mit Ihren Dateien.