Conferma d'ordine diversa dall'ordine d'acquisto: come controllarla

#Perché conviene controllarla subito

Una conferma d'ordine diversa dall'ordine vale come nuova proposta (art. 1326 c.c.): accettarla, anche solo eseguendo l'ordine, ne accetta prezzi e condizioni. Molte conferme dicono di valere se non contestate entro due o tre giorni. Condizioni diverse da quelle dell'ordine non vanno accettate tacitamente.

#1. Abbina le righe

Le righe della conferma raramente sono nello stesso ordine dell'ordine d'acquisto. Si abbinano per codice sostitutivo dichiarato, poi per codice (il tuo o quello del fornitore — trattini e spazi non contano), poi per descrizione. Una riga dell'ordine che nessuna conferma riporta è non confermata; una riga che l'ordine non ha è in più.

#2. Riporta tutto alla stessa unità

Confezioni, rotoli e prezzi «per 100» vanno ricondotti all'unità dell'ordine: «3 CF da 200 pz» sono 600 pezzi. I prezzi netti si calcolano lungo la catena di sconti («40+10+5»).

#3. Le differenze da guardare

• Prezzo più alto: da chiarire. Un prezzo più basso è a tuo favore: si annota.
• Quantità parziale, arrotondata alla confezione o maggiore: da chiarire — chiedi se puoi avere la quantità ordinata.
• Articolo sostitutivo: da chiarire; un articolo diverso va accettato per iscritto.
• Riga sparita o riga in più: da chiarire.
• Data di consegna: una settimana («sett. 44», «KW 47») vale entro il venerdì di quella settimana. Un ritardo è da chiarire; se l'ordine dice che la data è tassativa o il termine essenziale, è da respingere.
• Spese di trasporto o imballo non previste dall'ordine: da chiarire.
• Resa (porto, Incoterms): peggiore o diversa, da chiarire.
• Pagamento: si confronta in giorni medi dalla fattura. Un pagamento peggiore — per esempio Ri.Ba. a 30 giorni invece di 60 fine mese, o il passaggio all'anticipato — è da respingere.
• Un altro numero d'ordine citato: la conferma va respinta o riferita all'ordine giusto.

#4. Il verdetto e la risposta

• Da rifiutare se c'è almeno una differenza da respingere (pagamento peggiore, data tassativa mancata, ordine sbagliato).
• Da chiarire con il fornitore se c'è qualcosa da chiedere.
• Confermabile altrimenti.

Poi si risponde al fornitore per iscritto, una differenza per punto, con l'effetto in euro.

#Come lo fa l'agente

L'agente Controllo conferma d'ordine fornitore legge il tuo ordine (il PDF inviato o l'export Excel/CSV del gestionale, letto dal codice) e la conferma come è arrivata, anche in più documenti o in tedesco. Il modello legge; abbinamenti, conversioni, differenze e verdetto li calcola il codice. Ricevi il verdetto in testa, ogni differenza con il suo effetto in euro, le righe confrontate in Excel e CSV e la risposta al fornitore già scritta — che rileggi e invii tu: nulla viene accettato o inviato senza una persona.